Ausschreibungs- und Vergabeordnung der Stadt Barmstedt(Ausschreibungs- und Vergabeordnung)
§ 1 Geltungsbereich und Grundlagen
Diese Dienstanweisung gilt für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aller Dienststellen der Verwaltungsgemeinschaft Barmstedt/Hörnerkirchen für die Vergabe von Aufträgen der Stadt Barmstedt.
(1)
Die Dienstanweisung bezieht sich auf sämtliche Leistungen (Lieferungen und Dienstleistungen) sowie Bauleistungen.
(2)
Der Dienstanweisung werden in ihren jeweils gültigen Fassungen zugrunde gelegt:
- Gesetz gegen Wettbewerb (GWB)
- Verordnung des Bundes über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Vergabeverordnung-VgV)
- Gesetz über die Sicherung von Tariftreue und Sozialstandards sowie fairen Wettbewerb bei der Vergabe öffentlicher Aufträge (Tariftreue- und Vergabegesetz Schleswig-Holstein – TTG)
- Gesetz zur Errichtung eines Registers zum Schutz fairen Wettbewerbs – GRfW
- Landesverordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Schleswig-Holsteinische Vergabeordnung SHVgVO)
- Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB) mit den Teilen A, B und C
- Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen (VOL) mit den Teilen A und B
- Vergabeverordnung für freiberufliche Dienstleistungen (VOF)
- Sonstige vergaberechtliche Bestimmungen des Bundes und des Landes Schleswig-Holstein für den kommunalen Bereich.
Neben dieser Dienstanweisung sind im einzelnen Vergabevorgang etwaige Richtlinien und Bedingungen aufgrund von Zuwendungsbescheiden zu beachten.
Die vorstehenden Bestimmungen sind im Verwaltungsablauf wie folgt anzuwenden:
§ 2a Vergabeart (Leistungsart)
Die Art der Vergabe richtet sich
1. Bei Auftragsvergaben im innerstaatlichen Bereich unterhalb der jeweiligen EU-Schwellenwerte
- Bei Bauleistungen nach § 3 des Abschnittes 1 der VOB/A in Verbindung mit § 3 und § 9 SHVgVO
- Bei Lieferungen und Dienstleistungen nach § 3 des Abschnitts 1 der VOL/A in Verbindung mit § 2 und § 9 SHVgVO
- Bei freiberuflichen Dienstleistungen, die eine Aufgabe zum Gegenstand haben, deren Lösung vorab eindeutig und erschöpfend beschrieben werden kann, nach Abschnitt 1 der VOL/A.
2. bei Auftragsvergaben ab Erreichung des jeweiligen EU-Schwellenwertes
- bei Bauleistungen nach § 3 EG des Abschnittes 2 der VOB/A
- bei Lieferung und Dienstleistungen nach § 3 EG des Abschnitts 2 der VOL/A
- bei freiberuflichen Dienstleistungen, die eine Aufgabe zum Gegenstand haben, deren Lösung vorab eindeutig und erschöpfend beschrieben werden kann, nach § 3 EG des Abschnittes 2 der VOL/A
- bei freiberuflichen Dienstleistungen, die eine Aufgabe zum Gegenstand haben, deren Lösung vorab nicht eindeutig und erschöpfend beschrieben werden kann, nach § 3 der VOF
§ 2b Vergabeart (Vergabeverfahren)
Als Vergabemöglichkeit bestehen:
1. Bei Bauleistungen nach der VOB
a) Im innerstaatlichen Bereich unterhalb des EU-Schwellenwertes
- Öffentliche Ausschreibung (§ 3 Abs. 2 VOB/A)
- Beschränkte Ausschreibung
Nach öffentlichem Teilnahmewettbewerb (§ 3 Abs. 4 VOB/A)
Ohne öffentlichen Teilnahmewettbewerb (§ 3 Abs. 3 VOB/A)
In Verbindung mit § 3 und § 9 Abs. 1 Ziffer 3 SHVgVO
- Freihändige Vergabe
In Verbindung mit § 3 und § 9 Abs. 1 Ziffer 4 SHVgVO
Auf die Vergabe von Baukonzessionen im innerstaatlichen Bereich, bei denen die Gegenleistung für die Bauarbeiten statt in einer Vergütung in dem Recht auf Nutzung der baulichen Anlage besteht, finden die Bestimmungen der §§ 1 bis 21 des Abschnitt 1 der VOB/A entsprechend Anwendung (§ 22 VOB/A).
b) Ab Erreichung des EU-Schwellenwertes
- Offenes Verfahren, das der öffentlichen Ausschreibung entspricht (§ 3 EG Abs. 1 Ziffer 1 VOB/A)
- Nichtoffenes Verfahren, das der beschränkten Ausschreibung mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb entspricht (§ 3 EG Abs. 1 Ziffer 2 VOB/A)
- Verhandlungsverfahren, das an die Stelle der freihändigen Vergabe tritt (§3 EG Abs. 1 Ziffer 3 VOB/A)
ggf. nach öffentlicher Vergabebekanntmachung (§ 3 EG Abs. 1 Ziffer 3, letzter Halbsatz VOB/A)
- Wettbewerblicher Dialog, als Verfahren zur Vergabe besonders komplexer Aufträge im Verhandlungsweg (§ 3 EG Abs. 1 Ziffer 4 VOB/A)
Für die Vergabe von Baukonzessionen ab dem EU-Schwellenwert ist § 22 EG VOB/A anzuwenden.
- Bei Lieferungen und Dienstleistungen nach der VOL
- Im innerstaatlichen Bereich unterhalb des EU-Schwellenwertes
- Öffentliche Ausschreibung (§ 3 Abs. 2 VOL/A)
- Beschränkte Ausschreibung
nach Teilnahmewettbewerb (dies ist gem. § 3 Abs. 1 Satz 2 VOL/A der Regelfall)
ohne Teilnahmewettbewerb, in Verbindung mit § 2 Abs. 2 und § 9 Abs. 1 Ziffer 1 SHVgVO
- Freihändige Vergabe mit oder auch ohne Teilnahmewettbewerb (§ 3 Abs. 5 VOL/A i.V.m § 2 Abs. 3 und § 9 Abs. 1 Ziffer 2 SHVgVO
- Ab Erreichung des EU-Schwellenwertes
- Offenes Verfahren, das der öffentlichen Ausschreibung entspricht (§ 3 EG Abs. 1 VOL/A)
- Nichtoffenes Verfahren, das der beschränkten Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb entspricht (§ 3 EG Abs. 2 VOL/A)
- Verhandlungsverfahren
Mit vorheriger öffentlicher Aufforderung zur Teilnahme (Teilnahmewettbewerb) (§ 3 EG Abs. 3 VOL/A)
Ohne Teilnahmewettbewerb (§ 3 EG Abs. 4 VOL/A)
- Wettbewerblicher Dialog als besonderes Verhandlungsverfahren unter den in § 3 EG Abs. 7 VOL/A genannten Voraussetzungen
- Auslobungen (Wettbewerbe), soweit nicht VOF, nach dem in § 3 EG VOL/A muss eines der vorstehenden innerstaatlichen bzw. EU-Vergabeverfahren vorausgehen.
- Bei freiberuflichen Dienstleistungen nach der VOF
Ab Erreichung des EU-Schwellenwertes
- Verhandlungsverfahren
Mit vorheriger öffentlicher Aufforderung zur Teilnahme (Teilnahmewettbewerb) (§ 3 Abs. 1 VOF)
Ohne Teilnahmewettbewerb (§ 3 Abs. 4 VOF)
§ 3 Wertgrenzenbestimmungen
(1)
Für Bauleistungen nach der VOB gelten gem. § 3 Absätze 3 und 5 (zweiter Satz) VOB/A unter Berücksichtigung der §§ 3, 5 und 9 SHVgVO folgende Wertgrenzen:
Bei einer Auftragssumme ohne Umsatzsteuer:
| a) Freihändige Vergabe - ohne Preisumfrage - nach Preisumfrage | bis 2.000,00 € ab 2.000,01 € bis 99.999,99@ |
| b) Beschränkte Ausschreibung - ohne vorherigen öffentlichen Teilnahmewettbewerb | ab 100.000 € bis 999.999,99 € |
| c) Öffentliche Ausschreibung | ab 1.000.000 € bis 5.185.999,99 € |
| d) EU-weite Ausschreibung bei Erreichung bzw. Überschreitung des Schwellenwertes gem. § 2 Abs. 1 VgV und Art. 2 der EU-Verordnung Nr. 1336/2013 | ab 5.186.000,00 € |
(2)
Für Liefer- und Dienstleistungen nach der VOL gelten entsprechend § 2 Abs. 2 und § sowie §§ 5, 9 SHVgVO folgende Wertgrenzen:
Bei einer Auftragssumme ohne Umsatzsteuer:
| a) Freihändige Vergabe - ohne Preisumfrage - nach Preisumfrage | bis 500,00 € ab 500,01 € bis 99.999,99 € |
| b) Beschränkte Ausschreibung | ab 500,01 € bis 99.999,99 € |
| c) Öffentliche Ausschreibung | ab 100.00,--€ bis 206.999,99 € |
| d) EU-weite Ausschreibung ab - bei Erreichung bzw. Überschreitung des Schwellenwertes gem. § 2 Abs. 1 VgV und Art. 2 der EU-Verordnung Nr. 1336/2013 | ab 207.000,00 € |
(3)
Für freiberufliche Leistungen nach der VOF gelten folgende Wertgrenzen:
Bei einer Auftragssumme ohne Umsatzsteuer:
Verhandlungsverfahren
Mit vorheriger EU-Vergabebekanntmachung bei Erreichung des Schwellenwertes gem. § 2 Abs. 1 VgV und Art. 2 der EU-Verordnung Nr. 1336/2013 ab 207.000,00 €
(4)
Für die Wertgrenzen sind die geschätzten Auftragssummen ohne Umsatzsteuer maßgebend.
(5)
Preisumfragen gem. Abs.1 a) und Abs. 2 a) sind grundsätzlich schriftlich durchzuführen. In begründeten Ausnahmefällen kann eine Preisumfrage auch mündlich erfolgen; Begründung und Angebote sind aktenkundig zu machen.
(6)
Laufende Lieferungen und Leistungen nach VOL (z.B. Verbrauchsmaterialien) sind möglichst in zweckmäßigen Zeitabschnitten gesammelt auszuschreiben. Für diese wiederkehrenden Leistungen ist der Gesamtbetrag als maßgebliche Summe anzusetzen.
Dienstleistungsaufträge mit mehrjähriger Laufzeit (z.B. Versicherungs-, Wartungs-, Gebäudereinigungs-, Leasing-, Mietkauf- oder ähnliche Verträge) sind in der Regel spätestens alle fünf Jahre neu auszuschreiben.
(7)
Für die Wahl zur Vergabeart erforderliche Bestimmung des Auftragswertes ist bei Leistung mit mehrjähriger Laufzeit vom Vertragswert bzw. wo sich dieser nicht unmittelbar aus dem Vertrag ergibt – vom geschätzten Vertragswert über die Gesamtlaufzeit auszugehen.
Bei unbefristeten Verträgen oder bei nicht absehbarer Vertragsdauer folgt der Vertragswert aus der monatlichen Zahlung multipliziert mit 48. Ein Vertrag gilt auch dann als unbefristet, wenn zwar eine Laufzeit vorgesehen ist, der Vertrag sich aber ohne Kündigung automatisch verlängert.
Bei der Schätzung von Auftragswerten ist § 3 der Vergabeordnung des Bundes (VgV) ober- und unterhalb der Schwellenwerte zu beachten ( § 5 SHVgVO).
(8)
Bei Wahlmöglichkeit zwischen Kauf und anderen Vertragsarten ist zuvor eine Wirtschaftlichkeitsprüfung vorzunehmen und das Ergebnis aktenkundig zu machen. Ein Mangel an Haushaltsmitteln für Erwerb durch Kauf reicht als Begründung für das Eingehen von Dauerschuldverhältnissen nicht aus.
(9)
Reparaturarbeiten geringeren Umfangs, die sich von vornherein nicht eindeutig bestimmen lassen und überwiegend Lohnkosten verursachen, können nach vorangegangener Stundenlohnumfrage freihändig im Stundenlohn vergeben werden.
(10)
Es ist nicht zulässig, Aufträge in der Absicht so aufzuteilen, dass die vorstehenden Bestimmungen umgangen werden.
(11)
Bei beschränkter Ausschreibung und Freihändiger Vergabe soll unter den in Betracht kommenden Bewerbern/Bewerberinnen möglichst gewechselt werden. Bei der Auswahl ist darauf zu achten, dass auch leistungsfähige Unternehmen, die ihren Sitz außerhalb des Stadtgebiets haben, regelmäßig mit aufgefordert werden.
Darüber hinaus sind – soweit es die technischen und wirtschaftlichen Voraussetzungen zulassen auch kleine und mittlere Unternehmen in angemessenem Umfang zur Angebotsabgabe aufzufordern.
Mittelständische Interessen sind vornehmlich durch Teilung der Aufträge in Fach- und Teillose angemessen zu berücksichtigen (siehe auch § 5 und § 5 EG VOB/A, § 2 Abs. 2 und § 2 EG Abs. 2 VOL/A sowie § 3 Abs. 8 TTG).
(12)
Das Vergabeverfahren ist laufend zu dokumentieren. Die einzelnen Stufen des Verfahrens, die einzelnen Maßnahmen, die maßgebenden Feststellungen sowie die Begründung der einzelnen Entscheidungen sind in Textform festzuhalten (§ 20 VOB/A, § 20 und § 24 EG VOL/A sowie § 12 VOF).
(13)
In allen förmlichen Ausschreibungsverfahren sowie bei freihändigen Vergaben nach formloser Preisumfrage ab 10.000, -- € sind bei Baumleistungen die Formblätter aus dem Vergabehandbuch des Bundes (VHB) und bei Leistungen (Lieferungen und Dienstleistungen) die Formblätter aus dem VOL-Vergabehandbuch des Kreises zu verwenden.
§ 4 Abweichungen von den Wertgrenzen
(1)
Von den Wertgrenzen der Ausschreibungs- und Vergabeordnung und der sich danach richtenden Vergabeart darf nur im Rahmen der in den jeweiligen Vergabe- und Vertragsordnungen bzw. Vergabeordnungen für freiberufliche Dienstleistungen genannten sachlichen Ausnahmefälle abgewichen werden. Die Gründe für die Abweichung sind in einem gesonderten Vermerk konkret darzustellen.
(2)
Die Begründung einer Abweichung von der vorgegebenen Vergabeart mit dem Vorliegen einer besonderen oder zwingenden Dringlichkeit der Auftragsvergabe setzt voraus, dass diese Dringlichkeit auf Ereignissen beruht, die die Auftraggeberin nicht selbst verursacht hat und die sie nicht voraussehen konnte.
(3)
Die Entscheidung über Abweichungen treffen die für die Vertragsvergabe nach § 12 Zuständigen vor Einleitung des förmlichen Vergabeverfahrens bzw. bei freihändiger Vergabe vor Auftragserteilung.
§ 5 Vergabebekanntmachungen
(1)
Im innerstaatlichen Bereich – unterhalb der EU-Schwellenwerte – sind öffentliche Ausschreibungen und öffentliche Teilnahmewettbewerbe für Bauleistungen nach der VOB, Liefer- und Dienstleistungen nach der VOL so bekannt zu machen, dass ein möglichst großer Bewerberkreis Zugang hat (z.B. durch Tageszeitungen, Fachzeitschriften, bundesweite Vergabeplattformen von Ausschreibungsdienstleistern und/oder Internetportale).
(2)
Bei der Veröffentlichung von Bekanntmachungen in Tageszeitungen reicht eine Kurzfassung des Ausschreibungstextes mit Hinweis auf die parallele Veröffentlichung des vollständigen Bekanntmachungstextes im Internet und/oder in Vergabeplattformen von Ausschreibungsdienstleistern**. Die Internetseite der Stadt Barmstedt ist mit der zentralen Vergabeplattform** www.bund.de zu verknüpfen.
(3)
Bei EU-weiten Ausschreibungen sind die über www.simap.europa.eu aufrufbaren Standardformulare gem. EU-Richtlinie 2004/18/EG zu verwenden. EU-Bekanntmachungen sind unverzüglich dem Amt für amtliche Veröffentlichungen der Europäischen Gemeinschaften, 2. Rue Mercier, L-2985 Luxemburg, zuzusenden. Die Bekanntmachung ist dabei im Regelfall auf elektronischem Weg über enotices der Seite www.simap.europa.eu zu übermitteln.
Der Tag der Absendung ist nach § 15 EG Abs. 2 VOL/A, §12 EG Abs. 2 Ziffer 3 VOB/A bzw. 3 9 VOF zu dokumentieren.
(4)
In allen Bekanntmachungen (innerstaatlich und EU-weit) ist auf die erforderliche Abgabe einer Verpflichtungserklärung gem. § 4 TTG hinzuweisen (§ 8 TTG).
§ 6 Erklärung und Nachweise vor Auftragsvergabe
(1)
Gemäß 3 4 Abs. 1 TTG ist für alle öffentlichen Aufträge bis 15.000 € netto, deren Leistungserbringung dem Geltungsbereich des Arbeitnehmerentsendegesetzes vom 20.04.2009 in der jeweils geltenden Fassung unterfällt, von den Bietern bei Angebotsabgabe eine schriftliche Erklärung entsprechend Vordruck EV 6 b) VOL-Vergabenhandbuch vorzulegen. (Liste der Gewerke gemäß Arbeitnehmer-Entsendegesetz siehe z.B. http://www.zoll.de/DE/Fachthemen/Arbeit/Meldungen-bei-Entsendung/meldungen-bei-entsendung_node.html oder http://www.boeckler.de/pdf/ta_mindestloehne_aentg.pdf ).
Für alle öffentlichen Aufträge ab 15.000 € netto ist von den Bietern gem. § 4 TTG bei Angebotsabgabe eine schriftliche Erklärung entsprechend Vordruck EV 6 a) VOL-Vergabehandbuch gem. § 4 TTG vorzulegen.
Fehlt eine Verpflichtungserklärung gem. § 4 bei Angebotsabgabe und wird diese nicht spätestens innerhalb einer angemessenen, von der öffentlichen Auftraggeberin kalendermäßig zu bestimmenden Frist vom Bieter vorgelegt, so ist das Angebot von der Wertung auszuschließen (§ 8 Abs. 2 TTG)
Mit den Vergabeunterlagen sind die Vertragspartner zu verpflichten,
- Kontrollen der Auftraggeberin gem. § 11 TTG und
- Überprüfungen durch das Innenministerium gem. § 15 TTG zuzulassen
(2)
Zum Wettbewerb werden nur Unternehmen mit der erforderlichen Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit sowie Gesetzestreue zugelassen. Die Beschäftigten der Auftraggeberin entscheiden jeweils nach pflichtgemäßem Ermessen nach den Erfordernissen des Einzelfalles darüber, welche Eigenerklärungen und Nachweise durch BewerberInnen zusätzlich zu den Bestimmungen des § 4 TGG im Rahmen von § 6 und § 6 EG VOB/A bzw. § 6 und § 6 EG VOL/A sowie § 5 VOF zu erbringen sind.
Die Vorlage von Eigenerklärungen und Nachweisen, die zusätzlich zu den Erklärungspflichten des § 4 TTG erforderlich sind, ist möglichst in die Wertungsphase der Angebote zu verschieben und auf die BieterIn zu beschränken, deren Angebot in die engere Wahl gekommen sind. Dies gilt auch für die Einigungsnachweise gem. § 7 TTG. Die Einholung der Nachweise hat unter einer Fristsetzung von sechs Kalendertagen zu erfolgen. Bei VOL-Vergaben kann die Frist nach § 16 Abs. 2 VOL/A bzw. § 19 EG Abs. 2 VOL/A selbst bestimmt werden.
Im Falle eines Vergabeverfahrens mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb sind die geforderten Erklärungen und Nachweise bereits mit der Bewerbung (Teilnehmerantrag) von den Interessierten vorzulegen.
(3)
Aufträge im Wert über 10.000, -- € sind nur an solche Unternehmen zu vergeben, die schriftliche Erklärungen des Inhaltes abgeben, dass sie
- Ihren Gesetzlichen Pflichten zur Zahlung der Steuern und Sozialabgaben nachgekommen sind und die gewerberechtlichen Voraussetzungen für die Ausführung der angebotenen Leistung erfüllen und
- Keine illegalen Beschäftigten einsetzen und
- In den letzten zwei Jahren nicht
- gem. § 21 Abs. 1 Arbeitnehmer-Entsendegesetz oder
- gem. § 16 Abs. 1 Mindestarbeitsbedingungengesetz
Mit einer Geldbuße von wenigstens 2.500, -- € belegt worden sind.
Aufträge im Wert ab 25.000, -- € sind nur an solche Unternehmen zu vergeben, die schriftlich erklären, dass diese nicht mit einer Geldbuße von mindestens 1.000,-- € gem. § 16 Abs. 1 und 2 TTG belegt worden sind und nicht dass die Voraussetzungen für einen Ausschluss nach § 13 Abs. 1 TTG nicht vorliegen.
Bei allen Ausschreibungen ist von den Teilnehmern eine Erklärung darüber zu verlangen, dass das Unternehmen für die angebotenen Lieferungen und Leistungen keine Kartellabrede, Preisbindungen, ähnliche Vereinbarungen oder vorbereitende Handlungen in diese Richtung getroffen hat oder treffen wird.
Es ist daher sinnvoll, bereits bei formlosen Preisumfragen ab 10.000 € netto den Angebotsvordruck des jeweiligen Handbuches zu verwenden, da die Erklärungen dieses Absatzes mit der Angebotsunterschrift abgegeben werden.
(4)
Bei der Vergabe von Liefer-, Dienst- und Planungsleistungen ab einem Auftragswert von 25.000 € netto ist vor der Vergabe von Bauleistungen ab einem Auftragswert von 50.000 € ist vor der Vergabeentscheidung bei der zentralen Informationsstelle abzufragen inwieweit Eintragungen im Register zum Schutz fairen Wettbewerbs zu Bieterinnen und Bietern, deren Geschäftsführungen, Bewerberinnen und Bewerber sowie potenziellen Auftragnehmerinnen und Auftragnehmern vorliegen. Bei Bietergemeinschaften ist jedes Einzelunternehmen und deren Geschäftsführung abzufragen (§ 7 GRfW). Die Internetseite der registerführenden zentralen Informationsstelle lautet:
www.schleswig-holstein.de/MWAVT/DE/Service/RegisterWettbewerb/fairer_wettbewerb_node.html
Bei den Vergaben mit einem Auftragsvolumen ab 25.000, -- € ist die Auftraggeberin gem. § 16 Abs. 5 TTG zusätzlich verpflichtet, einen Nachweis nach § 150a Gewerbeordnung (GewO) –Verlieh von Arbeitskräften beim Bundesamt für Justiz in Bonn anzufordern. Gleiches gilt für eingesetzte Nachunternehmer.
(5)
Die Einigung des Unternehmens wird bei öffentlicher Ausschreibung und offenen Verfahren im Rahmen der Angebotswertung nach § 16 und § 19 EG VOL/A bzw. § 16 und § 16 EG VOL/A geprüft, während bei beschränkter Ausschreibung, freihändiger Vergabe und nichtoffenen Verfahren diese bereits vor Aufforderung zur Angebotsabgabe zu prüfen ist.
Bei Baumaßnahmen nach der VOB entfällt die spezielle Einigungsprüfung, wenn die Unternehmen gem. § 6 Abs. 3 Ziffer 2 VOB/A die auftragsunabhängige Einigung durch die von der Auftraggeberin direkt abrufbare Eintragung in die allgemein zugängliche Liste des Vereins für die Präqualifikation von Bauunternehmen e.V. (Präqualifikationsverzeichnis unter www.pq-verein.de) nachweist. Näheres über das Verfahren in den „Hinweisen für Kommunale Auftraggeber zu Präqualifikation für Bauunternehmen“ des Bundesministeriums für Verkehr, Bau-und Stadtentwicklung zu entnehmen.
Bei VOL-Vergaben entfällt die spezielle Einigungsprüfung nach § 6 Abs. 4 und § 7 EG VOL/A wenn die Unternehmen in der bundesweiten Präqualifizierungsdatenbank (www.pq-vol.de) der Auftrags-und Beratungsstellen sowie IHK und HWK (www.abst-sh.de) registriert sind.
(6)
Bei alles Beschaffungen von energieverbrauchsrelevanten Waren, technischen Geräten oder Ausrüstungen oder wenn diese wesentliche Voraussetzung zur Ausführung einer Dienstleistung oder eines Bauauftrages sind, sind Kriterien des Umweltschutzes und der Energieeffizienz gem. § 17 TTG zu berücksichtigen.
Bei der Vergabe von Bau-, Liefer- und Dienstleistungen ab einem geschätzten Auftragswert von 15.000 € netto ist darauf hinzuwirken, dass keine Waren Gestand der Leistung sind, die unter Missachtung der in den ILO-Kernarbeitsnormen festgelegten Mindeststandards gewonnen oder hergestellt worden sind (§ 18 TTG). Diese Hinwirkung wird erreicht durch eine zu dokumentierende Prüfung, ob die zu beschaffene Leistung sensible Waren enthalten kann (§ 6 SHVgVO). Ein Prüfungsschema ist den Verwaltungsvorschriften zu § 6 SHVgVO zu entnehmen (siehe Vordruck EV 07 VOL-Vergabehandbuch).
Die Stadt Barmstedt kann außerdem beschließen, fair gehandelte Waren zu beschaffen (§ 7 SHVgVO). Zu diesem Zweck sind in der Leistungsbeschreibung transparente und diskriminierungsfreie Kriterien zu bestimmen, anhand derer der faire Handel bewertet werden soll (siehe auch dazu die Verwaltungsvorschriften zu § 7 SHVgVO in Vordruck EV 01 a) VOL-Vergabehandbuch)
(7)
Alle Erklärungspflichten, also auch die Erklärungspflichten zusätzlich zum TTG gelten bei beabsichtigter Beauftragung von Nachunternehmen (Subunternehmen) auch für diese. Auftragnehmer sind für den Fall der Weiterhabe von Leistungen an Nachunternehmer vertraglich zu verpflichten,
- bevorzugt Unternehmen der mittelständischen Wirtschaft zu beteiligen, soweit es mit der vertragsgemäßen Ausführung des Auftrages zu vereinbaren ist.
- Nachunternehmen davon in Kenntnis zu setzen, dass es sich um einen öffentlichen Antrag handelt.
- bei der Vergabe von Bauleistungen an Nachunternehmen die allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Bauleistungen (VOB/B) und bei der Weitergabe von Liefer- und Dienstleistungen die allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B) zum Vertragsbestandteil zu machen
- den Nachunternehmen insbesondere hinsichtlich der Zahlungsweise keine ungünstigeren Bedingungen aufzuerlegen als zwischen Auftragnehmer und der Stadt Barmstedt vereinbart.
(8)
Für den Fall der Abgabe unrichtiger Erklärungen nach den Absätzen 1, 2, 3 sowie 6 und 7 hat die Stadt Barmstedt sich vorzubehalten, vom Vertrag zurückzutreten (siehe auch § 12 Abs. 2 TTG).
Ferner sind Unternehmen, die derartige unrichtige Erklärungen abgeben oder mangelhafte Lieferungen und Leistungen (einschließlich Bauleistungen) erbracht haben, in der Regel für drei Jahre von Lieferungen und Leistungen für die Stadt Barmstedt auszuschließen (siehe auch § 13 TGG).
Für jeden schuldhaften Verstoß gegen die Verpflichtungen aus einer Verpflichtungserklärung nach § 4 TGG (siehe Abs. 1) ist eine Vertragsstrafe zu vereinbaren, deren Höhe 1 v.H., bei mehreren Verstößen bis zu 5 v.H. des Auftragswertes betragen soll. Die Vertragspartner sind zur Zahlung einer Vertragsstrafe auch für den Fall zu verpflichten, dass der Verstoß durch einen benannten Nachunternehmer oder von Verleihern von Arbeitskräften begangen wird, er sei denn, dass der/die AuftragnehmerIn den Verstoß unter Beachtung der kaufmännischen Sorgfaltspflicht nicht kennen musste (§ 12 Abs. 1 TGG).
Für den Fall einer nachweislich aus Anlass der Vergabe getroffenen Abrede, die eine unzulässige Wettbewerbsbeschränkung darstellt, ist – wenn kein Schaden in anderer Höhe nachgewiesen wird – die Zahlung von bis zu 5 v.H. der Abrechnungssumme auszubedingen, auch für die Fälle, in denen der Vertrag gekündigt wird oder bereits erfüllt wurde.
Die Vertragsstrafen dürfen insgesamt jedoch nicht 5 v.H. des Auftragswertes oder der Abrechnungssumme überschreiten.
§ 7 Leistungsbeschreibung/Verdingungsunterlagen
(1)
Die Leistungsbeschreibung als wesentliche Grundlage der Verdingungsunterlagen muss eindeutig und so erschöpfend sein, dass alle BewerberInnen die Beschreibung im gleichen Sinne verstehen, die Angebote miteinander vergleichbar sind und eine einwandfreie Preisermittlung ermöglicht wird. Die Preise müssen sicher und ohne umfangreiche Vorarbeit zu berechnen sein.
(2)
Wahl und Bedarfspositionen sind jeweils unabweisbaren Mindestumfang zu beschränken, da sie sonst zu Manipulationszwecken missbraucht werden können. Zur Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Kalkulation sind hinreichend genaue Angaben zur Ausführung zu machen und realistische Mengenansätze auszuschreiben.
(3)
In den Verträgen der Stadt Barmstedt und seiner Einrichtungen mit dem Vertragspartner sind grundsätzlich die Allgemeinen Vertragsbedingungen des Teiles B der VOL für die Ausführung von Leistungen bzw. des Teiles B der VOB für die Ausführung von Bauleistungen als verbindliche Vertragsinhalte zu vereinbaren. Darauf ist bereits in den Verdingungsunterlagen hinzuweisen.
Vertragsregelung zum TTG sind als zusätzliche Vertragsbedingung im Vordruck EV 09 des VOL-Vergabehandbuches enthalten.
Darüber hinaus sind bei fachspezifischen Anforderungen ggf. auch weitere besondere und zusätzliche Vertragsbestimmungen (z.B. Technische Vertragsbedingungen, Ergänzende Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen ist möglichst die Unterlage für Ausschreibung und Bewertung von IT-Leistungen (UfAB) des Beschaffungsamtes im Bundesministerium (siehe auch Internetseite des Beauftragten der Bundesregierung für Informationstechnik www.cio.bund.de) zu verwenden.
(4)
Absatz 3 gilt auch für freihändige Auftragsvergaben, wobei die Vereinbarung besonderer und zusätzlicher Vertragsbedingungen bei Auftragssummen unter 10.000, -- € netto entfallen kann.
(5)
Bei der Ausschreibung von Bauleistungen sind den Verdingungsunterlagen die Formblätter „Preisermittlung bei Zuschlagskalkulation“ oder „Preisermittlung bei Kalkulation über die Endsumme“ sowie „Aufgliederung während der Wertungsphase gefordert wird. Überschreitet die voraussichtliche Auftragssumme netto 200.000, -- €, sind alle Teilleistungen (Positionen) vorzugeben.
Unterhalb der Wertgrenze von netto 100.000, -- € sind die bezeichneten Formblätter auch dann ausfüllen zu lassen, wenn die Angebotssummen der in die engere Wahl kommenden BieterInnen um 10 v.H. oder mehr voneinander abweichen.
In diesen Fällen sind die in den Formblättern geforderten Angaben zur Preiskalkulation nachträglich einzuholen, um die Auskömmlichkeit der angebotenen Einheitspreise in den Wertungsphasen prüfen zu können.
(6)
Bei der Wertung von unangemessenen niedrigen Angeboten ist § 10 TTG zu beachten.
(7)
Die Wertungskriterien sind in der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen zu nennen.
(8)
Im Falle der Zulassung von Nebenangeboten sind in den Verdingungsunterlagen die entsprechenden Mindestanforderungen anzugeben. Es dürfen nur Nebenangebote berücksichtigt werden, die die verlangten Mindestanforderungen erfüllen.
Für Nebenangebote gelten in der Regel die gleichen Wertungskriterien wie für Hauptangebote. Soweit Nebenangebote oder Angebote mit Lohngleitklausel zugelassen sind, werden für diese gesonderten Wertungssummen ermittelt.
§ 8 Korruptionsprävention
In förmlichen Vergabeverfahren von Bauleistungen sind zur Sicherung der Transparenz und Korruptionsprävention Kontrollmechanismen vorzusehen, um insbesondere nachträgliche Angebotsmanipulationen zu verhindern.
Zu diesem Zweck ist bei der Auftragsvergabe nach der VOB/A im förmlichen Vergabeverfahren durch organisatorische Maßnahmeneine unabhängige rechnerische Prüfung der Angebote im Sinne des § 3 Abs. 4 TTG sicherzustellen.
Dabei ist zu gewährleisten, dass sowohl der Eröffnungstermin als auch die rechnerische Prüfung der Angebote vom eigenen Personal durchgeführt wird, das ansonsten mit Ausschreibungsverfahren und Durchführungen von Baumaßnahmen nicht befasst ist.
Die rechnerische Prüfung gem. § 16 Abs. 3 VOB/A ist mit allen Besonderheiten im Submissionsprotokoll zu vermerken und wird Bestandteil der Dokumentation.
Ausgenommen von den organisatorischen Anforderungen zur personellen Trennung der Aufgaben ist die anschließende technische und wirtschaftliche Prüfung der Angebote.
§ 9 Zusätzliche Aufforderung zu Angebotsabgabe
Wenn bei öffentlichen Ausschreibungen und offenen Verfahren vor dem Eröffnungstermin erkennbar werden sollte, dass die Zahl der Angebote für eine ausreichende Auswahl zu gering sein wird, soll die ausschreibende Stelle während der Angebotsfrist zusätzlich leistungsfähige Unternehmen zur Mitbeteiligung auffordern.
§ 10 Behandlung der Angebote und Angebotsöffnung
(1)
Bei jeder Ausschreibung sind in den Angebotsunterlagen Ort und Zeit für die Abgabe der Angebote sowie eine Zuschlags-bzw. Bindefrist vorzusehen. Die Angebote sind von den Bietern als solche zu kennzeichnen.
(2)
Die eingehenden Angebote sind in förmlichen Vergabeverfahren auf dem geschlossenen Umschlag mit einem Eingangsstempel zu versehen und unverzüglich und ungeöffnet einer entsprechend vorzusehenden und an der Vergabe unbeteiligten Stelle zuzuleiten, die die Angebote mit einer laufenden Nummer versieht und ungeöffnet unter Verschluss aufzubewahren hat.
Unmittelbar vor dem Eröffnungstermin sind die Angebote einem(r) mit der Angebotsöffnung Beauftragten, jedoch mit der Vergabe nicht befassten MitarbeiterIn (VerhandlungsleisterIn oder SchriftführerIn) auszuhändigen.
Sofort nach Eröffnung sind die Angebote in allen wesentlichen Teilen mit einem Stanzgerät, das im Übrigen unter Verschluss zu halten ist, zu kennzeichnen, um nachträgliche Änderungen und Ergänzungen zu verhindern.
Die Öffnung und das Ergebnis der Angebote sind in einer Verhandlungsniederschrift festzuhalten.
Im VOB-Bereich können anwesende BieterInnen oder deren Bevollmächtigte die Niederschrift mitunterzeichnen
Die Öffnung von Angeboten nach VOL ist nicht öffentlich.
§ 11 Informationspflichten, Transparenz
(1)
In Vergabeverfahren ab den EU-Schwellenwerten nach der VOB/A (2. Abschnitt), der VOL/A (2. Abschnitt) und der VOF sind BieterInnen, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, vorab über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehen Nichtberücksichtigung des Angebotes und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren (§101a Abs. 1 GWB). Dies gilt auch für BewerberInnen, die keine Information über die Ablehnung erhalten haben, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung ergangen ist.
Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information geschlossen werden. Die Frist kann auch durch Übermittlung der Information per Fax oder auf elektronischem Weg auch zehn Kalendertage gekürzt werden. Ein Auftrag darf vor Ablauf der Frist oder ohne dass eine entsprechende Bieterinformation erfolgt und die Frist abgelaufen ist, nicht erteilt werden. Für die Einhaltung der Mitteilungsfrist ist der Zeitpunkt der Absendung der Mitteilung bei der Auftraggeberin maßgebend. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch die Auftraggeberin.
Der Tag der Absendung ist in der Dokumentation festzuhalten.
(2)
In Vergabeverfahren nach der VOB/A ist bei beschränkten Ausschreibungen ab einem Verkaufswert von 150.000 € und freihändigen Vergaben ab einem Auftragswert von 50.000 € nach Zuschlagserteilung über die Vergabe auf der stadteigenen Homepage zu informieren.
Bei Vergaben nach der VOL/A ist ab einem Auftragswert von 25.000 € nach Zuschlagserteilung über die Vergabe auf der stadteigenen Homepage zu informieren.
Der Informationsumfang dieser Vergabebenachrichtigung ergibt sich aus § 9 Abs. 2 SHVgVO.
Die Verwaltung muss laufend auf der stadteigenen Homepage über beabsichtigte beschränkte Ausschreibungen von Bauleistungen ohne öffentlichen Teilnahmewettbewerb ab einem voraussichtlichen Auftragswert von 25.000 € netto informieren. Der Informationsumfang ergibt sich aus § 19 Abs. 5 VOB/A.
§ 12 Entscheidung über Auftragsvergaben
Über die Vergabe von Aufträgen als Geschäft der laufenden Verwaltung entscheidet der Bürgermeister/die Bürgermeisterin. Er/Sie kann die Aufgaben delegieren.
Innerhalt der Verwaltungsgemeinschaft sind Übersichten über die jeweiligen Entscheidungsdelegationen zu führen.
§ 13 Formvorschrift
(1)
Jeder Auftrag ist schriftlich zu erteilen.
(2)
Soweit die Art des Auftrages nicht ein besonderes Schreiben erfordert, kann der Auftrag mit Hilfe des Kleinauftragsformulars erteilt werden. Allerdings sind ggf. die Erklärungspflichten nach dem TTG für Leistungen, die dem Geltungsbereich des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes unterfallen, zu beachten.
(3)
Sind aufgrund besonderer Umstände Aufträge ausnahmsweise mündlich, telefonisch oder per Telefax erteilt worden, sind diese unverzüglich schriftlich zu bestätigen.
(4)
Darüber hinaus sind gegebenenfalls die Vorschriften der Gemeindeordnung über Interessenwiderstreit (§ 24 Abs. 2) und die Formvorschriften für Verpflichtungserklärungen (§ 50) in Verbindung mit den entsprechenden Bestimmungen der Hauptsatzung der Stadt Barmstedt zu beachten.
§ 14 Aufträge der Eigenbetriebe
Bei Aufträgen der Eigenbetriebe der Stadt Barmstedt gelten abweichend von den §§ 12 und 13 (4) die entsprechenden Bestimmungen gemäß Betriebssatzung.
§ 15 Inkrafttreten
Diese Dienstanweisung tritt am Tage nach der Unterzeichnung in Kraft. Gleichzeitig wird die Ausschreibungs- und Vergabeordnung der Stadt Barmstedt in der bisherigen Fassung aufgehoben.
